Um grande problema nas PMEs é a falta de documentação de TI. Na verdade na maioria das empresas os donos ou diretores nem sabem o que o cara da TI faz ou qual é a infraestrutura que tem na empresa.
Mas tudo bem, não é obrigação deles saberem disso, porém a direção da empresa tem que estar consciente que todos os acessos, informações e todo conhecimento muitas vezes está centralizado em uma pequena equipe de TI, ou na maioria dos casos em uma pessoa só.
Esta situação pode acarretar em alguns problemas:
- Se acontecer alguma coisa com o cara da TI?
- Se você descobrir algo ou houver um desentendimento e precisar demiti-lo?
- Se ele sair de férias e ficar inacessível?
- São vários problemas que podem ocorrer.
A grande questão é:
Você está confortável com a situação da sua empresa caso este funcionário venha a faltar?
Se a resposta for NÃO então existe um problema, o conhecimento está centralizado apenas neste colaborador, terceiro, empresa, etc. Neste caso é extremamente recomendável que os processos sejam documentados.
E você que é profissional de TI, está documentando os processos?
Como fazer a documentação de TI
Esta documentação pode ser feita com uma ferramenta específica, um Wiki por exemplo, pode ser um documento do Word ou até mesmo impressa e guardada no cofre da empresa.
Caso a documentação esteja disponível na rede interna ou online é importante proteger os arquivos com senhas e controle de acesso.
O ideal seria utilizar um software de Help Desk onde você possa registrar, chamados, equipamentos e todas as informações necessárias. Mas faça uma boa escolha, lembre-se que a sua empresa e a quantidade de informações vão crescer, o software precisa ser sólido e escalável. Procure fornecedores consolidados no mercado, esqueça os novatos e software free.
Depois é só informar a direção ou algum outro colaborador confiável as informações de acesso.
Checklist
Aqui está um Checklist básico de informações que podem ser necessárias:
- Senhas de acesso a soluções específicas, por exemplo: serviços de internet, banco de dados, sistemas, etc;
- Instruções de como usar os produtos, serviços e soluções específicas do setor, area e/ou funcionário;
- Projetos e/ou atividades que este colaborador ou empresa esteja envolvido;
- Custos e/ou orçamento aprovados e que envolvam pagamentos futuros;
- Contratos assinados, prazos e condições de uso;
- Principais contatos de trabalhos;
- Backup, códigos fontes, repositórios de informações;
- Principais problemas internos que estejam tratados por este funcionário;
- Quantas pessoas internas estão envolvidas em outros projetos desse colaborador.
Esse checklist, pode ser expandido conforme o escopo da empresa.
Falei de situações críticas, que acontecem normalmente na maioria das PMEs, mas também existem profissionais de TI que vão documentar tudo e deixar a disposição da direção, inclusive com soluções emergenciais para determinados problemas, caso eles ocorram.
