Checklist para documentação de TI

Um grande problema nas PMEs é a falta de documentação de TI. Na verdade na maioria das empresas os donos ou diretores nem sabem o que o cara da TI faz ou qual é a infraestrutura que tem na empresa.

Mas tudo bem, não é obrigação deles saberem disso, porém a direção da empresa tem que estar consciente que todos os acessos, informações e todo conhecimento muitas vezes está centralizado em uma pequena equipe de TI, ou na maioria dos casos em uma pessoa só.

Esta situação pode acarretar em alguns problemas:

• Se acontecer alguma coisa com o cara da TI?
• Se você descobrir algo ou houver um desentendimento e precisar demiti-lo?
• Se ele sair de férias e ficar inacessível?
• São vários problemas que podem ocorrer.

A grande questão é:

Você está confortável com a situação da sua empresa caso este funcionário venha a faltar?

Se a resposta for NÃO então existe um problema, o conhecimento está centralizado apenas neste colaborador, terceiro, empresa, etc. Neste caso é extremamente recomendável que os processos sejam documentados.

E você que é profissional de TI, está documentando os processos?

Como fazer a documentação de TI

Esta documentação pode ser feita com uma ferramenta específica, um Wiki por exemplo, pode ser um documento do Word ou até mesmo impressa e guardada no cofre da empresa.

Caso a documentação esteja disponível na rede interna ou online é importante proteger os arquivos com senhas e controle de acesso.

O ideal seria utilizar um software de Help Desk onde você possa registrar, chamados, equipamentos e todas as informações necessárias. Mas faça uma boa escolha, lembre-se que a sua empresa e a quantidade de informações vão crescer, o software precisa ser sólido e escalável. Procure fornecedores consolidados no mercado, esqueça os novatos e software free.

Depois é só informar a direção ou algum outro colaborador confiável as informações de acesso.

Checklist

Aqui está um Checklist básico de informações que podem ser necessárias:

1. Senhas de acesso a soluções específicas, por exemplo: serviços de internet, banco de dados, sistemas, etc;
2. Instruções de como usar os produtos, serviços e soluções específicas do setor, area e/ou funcionário;
3. Projetos e/ou atividades que este colaborador ou empresa esteja envolvido;
4. Custos e/ou orçamento aprovados e que envolvam pagamentos futuros;
5. Contratos assinados, prazos e condições de uso;
6. Principais contatos de trabalhos;
7. Backup, códigos fontes, repositórios de informações;
8. Principais problemas internos que estejam tratados por este funcionário;
9. Quantas pessoas internas estão envolvidas em outros projetos desse colaborador.

Esse checklist, pode ser expandido conforme o escopo da empresa.

Falei de situações críticas, que acontecem normalmente na maioria das PMEs, mas também existem profissionais de TI que vão documentar tudo e deixar a disposição da direção, inclusive com soluções emergenciais para determinados problemas, caso eles ocorram.