Tudo sobre inventário e gestão de TI com GLPI

Antes de escrever meu primeiro artigo sobre Inventário de TI, já abordando o GLPI, eu pensei sobre o assunto por um longo tempo, eu queria uma solução simples e gratuita para resolver um problema que existe na maioria das pequenas e médias empresas, que é manter um inventário confiável e atualizado.

Na época eu optei pelo Spiceworks, devido a rapidez de implementação e curva menor de aprendizado.

Então aconteceu que uma empresa me solicitou a implantação do GLPI e o OCS Inventory para inventário dos ativos de TI. Após ter terminado a missão, resolvi relatar todo processo de uma implantação “típica” desse sistema dentro de uma infraestrutura com 90 usuários e apontar para os leitores do Diário de TI algumas características, vantagens e dificuldades de se usar este sistema.

O que é GLPI

Descrição do site oficial:

O GLPI é uma ferramenta de software ITSM gratuita e de código aberto incrível que ajuda você a planejar e gerenciar mudanças de TI de maneira fácil, resolver problemas eficientemente quando eles surgirem e permitir que você tenha controle legítimo sobre o orçamento de TI e despesas da empresa.

Características:

• Service Desk compatível com ITIL;
• Gestão de Ativos e Inventário Automático;
• Controle de Qualidade dos Dados;
• Gestão Administrativa e Financeira dos Ativos de TI;
• Inventário de Softwares e Gerenciamento de Licenças;
• Base de Conhecimento e Perguntas Frequentes;
• Estatísticas e Relatórios;
• Integração Profunda dos Serviços.

Não é segredo que em organizações de pequeno e médio porte, muitas vezes o administrador do sistema desempenha várias funções: suporte técnico, administrador do sistema, de projetos e manutenção de um monte de equipamentos e softwares.

O GLPI permite a gestão de TI e que você obtenha dados sobre os equipamentos e armazene-os estaticamente, até a próxima alteração feita pelo administrador.

Para fazer o inventário no GLPI ao contrário do Spiceworks, você precisa de um agente instalado em cada computador da sua organização. Este agente pode ser o OCS Inventory ou o FusionInventory.

Apesar do Spiceworks trabalhar sem agentes, o uso destes trazem informações mais rápidas e precisas, sendo possível implementar outras funções como deploy de programas por exemplo.

Agora que você teve um panorama geral e visitou os sites dos sistemas, parece tudo muito lindo e maravilhoso, mas não é bem assim, engula a pílula vermelha e vamos entrar na Matrix.

Implantação do GLPI

Na minha primeira tentativa de implementação, instalei o OCS Inventory, depois o GLPI e em seguida o plugin do OCS para integrar os dois serviços. O OCS é um sistema com a função exclusiva de inventário, porém usamos o GLPI por ter um gerenciamento melhor dos ativos e principalmente das licenças.

Os principais problemas desta opção é que você precisa manter dois sistemas, dois bancos, dois backups, etc. e precisa sincronizar manualmente os dados coletados pelo OCS no GLPI.

Obs: É possível fazer um script para automatizar esta sincronização, mas aconselho a evitar scripts e gambiarras, pois podem bagunçar tudo quando houver atualizações e complicar caso você saia e outra pessoa assuma a gestão do sistema. Sempre pense a longo prazo, evite gambiarras e documente tudo.

Enfim, depois desta experiência com o OCS decidi usar como agente o FusionInventory que é um plugin do GLPI e está fortemente integrado com o sistema. É um pouco mais chato de implantar, pois é preciso fazer um script VBS para automatizar a instalação dos agentes nos computadores.

Obs: Algumas pessoas dirão que é fácil e simples de instalar, hoje eu também acho isso, mas somente depois que sofri, pesquisei muito e cometi vários erros. Se você está instalando pela primeira vez, garanto que não vai ser fácil e alguma coisa vai dar errado.

Mas isso faz parte, seja resiliente que no final dá tudo certo.

Instalação em um ambiente típico

Para este projeto foi criado uma VM (Máquina Virtual) e instalado a distribuição Linux Centos 7, também instalei o MySQL, Apache, PHP5 e finalmente o GLPI.

Porém, antes de prosseguir com a instalação, devemos nos fazer pelo menos três perguntas:

1. Que benefícios o GLPI trará para nossa organização?
2. Quais recursos queremos usar desse sistema?
3. Quando o GLPI estiver em produção e o volume de dados aumentando, poderemos manter este sistema?

Respondendo as perguntas em relação ao meu ambiente:

1. O GLPI ajudará no inventário do parque de equipamentos, permitindo detectar, organizar e substituir equipamentos de TI ultrapassados e assim aumentar a produtividade. Também poderemos ter o controle de softwares instalados e auditar o licenciamento.
2. Por enquanto será usado somente o sistema de inventário do GLPI e ajudará na gestão de TI (orçamentos, fornecedores de equipamentos, provedores de serviços, etc.)
3. A empresa já utiliza vários sistemas implantados com máquinas virtuais, a inclusão de um servidor não complicará drasticamente a infraestrutura.

Trabalho com Linux há vários anos, posso dizer com segurança que uma máquina simples é suficiente para rodar o GLPI sem se preocupar com o desempenho por muitos anos. Mas não se esqueça das atualizações críticas e de segurança, faça backups regulares.

Outra questão importante, antes de preparar a instalação, devemos planejar tudo e decidir sobre a versão do GLPI e os complementos de que precisamos, para que toda a infraestrutura seja compatível com o GLPI.

Aconteceu comigo uma situação onde a versão mais nova do GLPI não era compatível com o plugin FusionInventory, então tive que começar tudo de novo com uma versão anterior do GLPI.

No meu caso tive outro problema, um colega voltou um snapshot para corrigir problemas em outro sistema  que existia na mesma VM e acabei perdendo as últimas configurações que eu tinha feito no GLPI, por isso prefiro ter uma VM exclusiva para cada sistema, pois caso aconteça algo é possível voltar um snapshot sem afetar outros sistemas.

Gestão do inventário GLPI

Não se deixe levar pela palavras, fácil, free, automático e principalmente a palavra rápido. Fazer um inventário não é nada fácil e quanto maior seu parque, mais demorado e oneroso será o trabalho.

Vou deixar aqui uma lista de dificuldades e objeções que encontrei:

• Você vai ter que arrumar uma maneira de instalar o agente FusionInventory em todos os computadores, a solução mais usada é via GPO, mas não vai ser tudo maravilhoso e automático, você vai esbarrar em problemas de permissões, computadores fora do domínio e algumas instalações que você vai ter que fazer manualmente de forma remota ou presencial.
• O FusionInventory vai te dar informações de hardware e softwares instalados nos computadores, porém ele vai pegar “tudo”, inclusive atualizações e pacotes de cada programa, por exemplo se você mandar localizar o Office, ele não vai trazer um resultado com seu número serial bem bonitinho, vai trazer dezenas de informações, updates, cada pacote de idioma, cada serviço que vem junto com Office.
• Para resolver o problema acima, você vai ter que “manualmente” criar dicionários para agrupar ou eliminar estas informações dos seus relatórios, um trabalho chato e demorado. A vantagem é terá este trabalho somente uma vez.
• Outra questão é que toda e qualquer informação de gestão, você vai ter que cadastrar manualmente, por exemplo: informações sobre setores, grupos, usuários, filiais, etc. e depois terá que adicionar e classificar manualmente cada um em seu devido lugar. Você pode fazer integração com AD ( Active Directory), o que facilita um pouco.
• Devido a estas dificuldades, você precisará validar manualmente alguns dados, como a quantidade de computadores e usuários.

Dica: pegue uma lista de colaboradores e seus respectivos setores com o RH da empresa e tente organizar da mesma forma as funções e setores, assim basta pegar uma lista atualizada de tempos em tempos.

O objetivo destes pontos abordados não é te deixar apavorado, entenda que qualquer sistema de inventário, mesmo os pagos e caros terão as mesmas dificuldades. A intenção é clarear suas idéias e você passar para seu gestor que vai ser uma tarefa complexa que pode demorar várias semanas ou meses.

Porém no final do projeto a sua Gestão de TI será maravilhosa.

Conclusão

O GLPI é um excelente ferramenta par gestão e TI, porém requer um pouco de pesquisa e estudo para utilizar todos os seus recursos de forma efetiva. Fazendo uma comparação com Spiceworks e ferramentas pagas eu não vou ficar em cima do muro deixando sua mente bugada e sem saber o que fazer.

Sendo assim, essa é a minha opinião:

O GLPI junto com seu plugin FusionInventory é adequado para empresas de pequeno e médio porte, caso você já tenha servidores Linux e profissionais familiarizados com este tipo de ambiente. Existem grandes empresas que usam GLPI, porém estas tem profissionais especializados e dedicados a manter este sistema. Já vi anúncios de vagas para fazer somente a gestão de GLPI.

Já o Spiceworks é adequado a pequenas e médias, porém com uma curva de aprendizado menor, tem muita documentação e qualquer profissional de TI consegue manter. Caso se canse dos anúncios do dashboard, você pode adquirir um plano, que pode acabar saindo mais barato do que manter o GLPI e o tempo de um profissional mais caro.

Quanto as ferramentas pagas, não vou mentir para vocês, são as minhas favoritas, você pode testar várias e encontrar a que melhor se adequa a sua estratégia, além disso, você tem suporte para implementação, dúvidas e solução de problemas. Você não fica dependente de profissionais de TI, pois normalmente é mais fácil e intuitivo de aprender, facilitando o uso para todos na organização.

Quanto aos custos, dependendo da sua estratégia pode empatar ou custar menos que ferramentas gratuitas, com uma eficiência muito maior. Além disso libera você e seus profissionais para focar seu valioso tempo em ações referentes ao negócio e a gerar resultados e lucratividade.

Vou encerrando por aqui, este artigo já ficou longo e pode fazer você desistir de fazer um inventário decente. Não é possível abranger todos os detalhes do GLPI em um único artigo. Espero escrever mais artigos abrangendo as outras funcionalidades do GLPI.

Obrigado por sua atenção e aguardo sugestões e críticas construtivas.